1. الأشراف ومتابعة أعمال وحدتي التسجيل والوثائق ومتابعة سير الإعمال والدوام بما يكفل تحقيق مهام وواجبات الوحدة.

2. تهيئة وتوفير ملفات وهويات الطلبة بالعدد الكافي.

3.طبع وتهيئة المستمسكات المطلوبة لملفات الطلبة (استمارة هوية ، استمارة ترشيح ، استمارة تعهد).

4. متابعة سير الإعمال للجان تسجيل الطلبة الجدد يوميا ودوام أعضاء هذه اللجان .

5.استلام ملفات الطلبة بعد تسجيلهم وإجراء وتنظيم إحصائية يومية بالطلبة المسجلين وحسب التخصصات .

6.تنفيذ أوامر انتقال الطلبة من المعهد للمعاهد الأخرى والى المعهد وتدقيق حالاتها.

7. إصدار أوامر إلغاء قبول الطلبة غير المسجلين بعد انتهاء الفترة القانونية المحدده للتسجيل.

8. إصدار أوامر الرسوب وترقين القيد وتأجيل الطلبة بعد حصول المصادقة على محاضر مجلس إصدار أوامر الانسحاب الطلبة خلال الفترة المحددة للانسحاب وترقين قيد الطلبة بناءا على طلبهم.

9.تدقيق استمارات قبول الطلبة الأوائل بالجامعات.

10.متابعة إتلاف هويات الطلبة المتخرجين أو المنتهية نفاذها.

11. التنسيق مع الأقسام العلمية بكافة الأمور المتعلقة بالطلبة.

 12.متابعة انجاز هويات الطلبة والإشراف على سجل الهويات.

13. استقبال الطلبة والإجابة على استفساراته المتعلقة بقضاياهم الإدارية.

14.تدقيق وثائق التخرج والشهادات الجدارية والتأكد من صحتها.

 1.منح الإجازات الاعتيادية لمنتسبي الشعبة من الفنيين والإداريين لمدة يومان والتوصية بما زادا  عن ذلك.

2. التوقيع على استمارة الترقيع والعلاوة السنوية  لمنتسبي الشعبة.

3. توجيه الاستفسارات ورفع التوصية بشان غياب منتسبي الشعبة للمسول المباشر.

4.المشاركة وبالتنسيق مع معاون العميد لشؤون الإدارية والطلبة في التقويم السنوي لمنتسبين الشعبة.

5. التوصية بتوجيه كتب الشكر والتقدير والمكافآت لمنتسبي الشعبة.

6. تقسيم وتنظيم العمل بين منتسبي الشعبة و واجبات ومسؤوليات كل منتسب وتقديم ذلك بمذكرة للمسؤول المباشر.

1- استلام قوائم القبول المركزي للطلبة العلمي والمهني

عند استلام القبول المركزي يتم ادراج التسلسل بعدد الطلبة ثم تصويرها لا كثر من نسخة  واعلانها للطلبة.

2-  تشكيل لجان  لتسجيل الطلبة.

وتتضمن لجنة تسجيل الطلبة عدد من الجان-:
•  لجنة التسجيل:- تختص هذه اللجنة بمطابقة اسم الطالب على قوائم القبول وتثبيت عنوانه على تلك القوائم ثم اعطاءه تسلسل يثبت على رقم الاستمارة التي تعطى له.
•  لجنة استقبال الطلبة :- تختص هذه اللجنة بتنظيم كافة المستمسكات المطلوبة من الطالب لغرض التسجيل .

3- تحرير وطباعة الاوامر التي تخص ،القبول ،الغاء القبول ، التنقلات ،ترقين القيد ،الرسوب ،الاعادة للدراسة ،الانسحاب ،التنقلات بين الاقسام.

بعد الانتهاء من تسجيل الطلبة يتم طباعة اسماء الطلبة المقبولين في المعهد وارسال نسخ الى الاقسام العلمية كافة لإضافة اسماء الطلبة المقبولين في اقسامهم بالإضافة الى طباعة اوامر النقل من والى المعاهد المراد الانتقال اليها و مطالبتهم بإرسال الاضابير الخاصة بالطلبة المنقولين الى معهدنا ايضا طباعة اوامر الطلبة المنسحبين من المعهد وابلاغ اقسامهم بذلك .

4- عمل السيرة الدراسية للطلبة ومطابقتها مع الاقسام العلمية.

يتم مطالبة مسؤولي الاقسام في وحدة التسجيل بعمل سيرة دراسية للطالب بالاضافة  اى احصائية عامة ومطابقتها مع مسؤولي الاقسام لغرض متابعة حالات الطالب الدراسية .

5- تنظيم الاضابير الخاصة بالطلبة المستمرين

مطالبة مسؤولي الاقسام داخل الوحدة بتنظيم اضابير الطلبة وفق التسلسل الابجدي ، المرحلة الدراسية (الاولى ،الثانية ) وذلك بعد التأكد من ان جميع المستمسكات والمعلومات المطلوبة كاملة .

6- تنظيم الاضابير الخاصة بالطلبة المرقنين
يتم عزل اضابير الطلبة المرقنين عن الطلبة المستمرين وتنظم تلك الاضابير وفق الاقسام العلمية .

7-  تنظيم البريد الخاص بالتسجيل.

يتم تنظيم البريد الصادر والوارد في الوحدة وفق اضابير خاصة بكل بريد مثل اضبارة خاصة بالتنقلات ،القبول ،الغاء القبول ،الانسحاب، المؤجلين ، الرسوب ، ترقين القيد ، الاعادة للدراسة ، التعليمات ، العامة .

8- اصدار الهويات الخاصة بالطلبة في بداية العام الدراسي.

يتم اصدار الهوية  بعد تقديم طلب للطالب يكتب فيه الاسم الثلاثي ، القسم ، المرحلة ،سنة القبول ،العنوان ، المواليد ، رقم شهادة الجنسية ، توقيع رئيس القسم ثم تثبت جميع المعلومات على كارت خاص بالهويات ويعطى الى مسؤول الوحدة لغرض التوقع ، الختم ، الكبس ،  ثم تسلم الهويات الى القسم لغرض تسليمها الى الطالب .

9-  اصدار التاييدات التي يحتاجها الطلبة الى مختلف دوائر الدولة.

يتم اصدار كتب التأييد بعد تقديم الطالب  طلب يرغب فيه الحصول على كتاب يؤيد بانه طالب في المعهد وبانه مستمر في الدراسة ويكون هذا الطلب حاوي على توقيع رئيس القسم الذي يؤكد بكونه احد طلابه ومستمر بالدراسة ،حيث يتم استخراج الإضبارة وطباعة كتابه وإرساله لغرض التوقيع والختم .

10-  تهيئة براءة الذمة للطالب.

بعد انتهاء العام الدراسي يتم عمل جرد خاص بكل الاقسام يوضح فية المستمسكات المطلوب اكمالها من قبل الطالب قبل استلام النتائج .

11- استلام اوامر الاستيفاء للتدريب الصيفي والتطبيق المنهجي

يتم استلام اوامر التدريب الصيفي والتطبيق المنهجي من. قبل وحدة التدريب الصيفي
ثم يتم تصويرها وحفظها في اضابير الطلبة .

12-  استلام نتائج الطلبة للمرحلتين (الاولى ،الثانية ) من قبل الاقسام  العلمية.

يتم استلام النتائج من الاقسام العلمية وتثبيتها في السجلات الخاصة بالإقسام العلمية وحفظها في اضابير الطلبة بعد التأكد من وجود اختام القسم وتوقيع رئيس القسم.

1. اصدار وثائق تخرج اعتيادية من دون درجات

1.1يتم تقديم طلب من قبل الخريج يوضح فيه (الاسم الثلاثي للخريج، القسم ،سنة التخرج, الجهة المرسلة اليها الوثيقة.

1.2. استخراج  اضبارة الخريج والتأكد من وجود كافة مستمسكاتها في حالة نقصان اي مستمسك مثل الوثيقة

والمستمسكات الشخصية للخريج لا يزود بوثيقة لحين اكمال تلك المستمسكات.

1.3 تدقيق اسم الخريج في السجلات وفي الماستر شيت في حالة الشك في اسم الخريج ،سنة التخرج ،المعدل ، الدور.

1.4.تطبع الوثيقة وترسل الى المسؤول لغرض التأكد من صحة معلومات الخريج ثم تهميشها وختمها وارسالها الى

السيد معاون العميد للشؤون الادارية و الطلبة لغرض التوقيع.

1.5تسلم الوثيقة للشخص المعني حصرا .

2.اصدار وثائق تخرج بالدرجات عربي + انكليزي  داخلية وخارجية.

2.1 في حالة الوثيقة الداخلية يجلب الخريج كتاب من الدائرة او الكلية المقبول فيها يطلب منا تزويد الخريج بالدرجات اما

في حالة الوثائق الخارجية لا يطالب الخريج بكتاب رسمي.

2.2يقدم طلب مع الكتاب المذكور اعلاه في حالة الوثائق الداخلية يذكر فيها (اسم الخريج ، القسم ،سنة التخرج ) ،صور عدد (2).

2.3 يهمش الطلب ويرسل الى الحسابات لغرض استقطاع الوصولات الخاصة بالوثيقة ,يحول الطلب الى القسم لغرض

استخراج الدرجات من الماستر شيت وبعد ذلك تحول الى الطباعةترسل الى السيد المسؤول لغرض التدقيق بالوثائق

الداخلية اما في حالة الوثائق الخارجية فترسل بالإضافة الى التواقيع المذكورة اعلاه والاختام ترسل الى الجامعة

التقنية الجنوبية ثم الى الخارجية لغرض التصديق ثم تسلم الى الشخص المعني حصرا.

 3- اصدار صحة الصدور

1- تحضير الإضبارة وفق الكتاب المرسل من الجهة المعنية .

 2- فحص وثيقة الطالب المرسلة المرفقة مع الكتاب الرسمي ومطابقتها مع النسخة المحفوظة لدينا من حيث الرقم

،التاريخ ،توقيع السيد المسؤول ،صورة الخريج. 

3- طباعة صحة الصدور في حالة مطابقة الوثيقة المرفقة  في الكتاب المرسل الينا مع الوثيقة الموجودة لدينا في

اضبارة الخريج.

4-  بعد التدقيق ترسل الى السيد العميد لغرض التوقيع.

5- ترسل بالبريد الرسمي بظرف مختوم وبدرجة من الكتمان السري وترسل ايضا بالبريد الالكتروني في حالة توفر

الايميلات الخاصة بالدوائر الرسمية.